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: Starke Verwaltung = starker Bezirk

„Wir machen Mitte“: Mit diesem Slogan möchte ich mit meinem Bezirksamt Mitte unseren Anspruch ausdrücken, für viel mehr da zu sein als nur für Gesetze, Paragraphen und Verordnungen. Wir wollen für alle Einwohner*innen ein verlässlicher und hilfsbereiter Dienstleister sein. Der Bezirk kann insgesamt nur gut funktionieren, wenn auch wir gut aufgestellt sind und die Abläufe stimmen.

Dass wir davon ein gutes Stück entfernt sind an einigen Stellen, ist mir klar. An unseren Mitarbeiter*innen liegt das nicht! Dass ich gerne zur Arbeit gehe, liegt gerade an den Kolleg*innen, die in weit überwiegender Zahl tatsächlich mit so viel Engagement und Leidenschaft, mit Gewissenhaftigkeit, Offenheit, Servicebereitschaft und Freundlichkeit unterwegs sind, wie ich mir das nur wünschen kann. Hier zu arbeiten, mit ihnen zu arbeiten macht Spaß!

Leider sind viel zu viele Stellen unbesetzt. Der demographisch bedingte Fachkräftemangel bei gleichzeitig schnell wachsender Einwohneranzahl macht uns schwer zu schaffen. Wo Aktenstapel wachsen, macht sich Frust breit. Das Thema Personal möchte ich deshalb auf zwei Säulen stellen: verstärkte Personalgewinnung einerseits und gleichsam ein dezidiertes Halte-Management verfolgen, damit wir wenigstens keine Leute verlieren.

Der öffentliche Dienst ist grundsätzlich ein guter, fairer, familienfreundlicher und sicherer Arbeitgeber. Ich möchte, dass sich das Bezirksamt Mitte darüber hinaus u.a. durch eine wertschätzende Führungskultur, gute Kommunikations- und Beteiligungsformate, eine moderne Arbeitsplatzausstattung und professionelle Personalentwicklung auszeichnet.

Auf der Führungsebene haben wir bereits begonnen, uns ämterübergreifend hinter dem Motto zu versammeln, eine Ermöglichungskultur leben zu wollen. Wir wollen in Lösungen denken statt in Vorbehalten. Die Frage soll sein, „wie“ etwas geht – nicht „ob“. Was uns fehlt, was uns so sehr helfen würde wie auch den Bürgerinnen und Bürgern: ist die Digitalisierung…

Berlin digital?! Oder: Wann bekomme ich endlich problemlos einen Termin beim Bürgeramt?

Ich sage es deutlich: die erhoffte und gefeierte E-Akte ist in der Praxis gegenwärtig keine Hilfe und das wird vermutlich noch einige Zeit so bleiben. Statt eine Lösung darzustellen, ist sie ein mittelschwerer Skandal. Als Bezirksbürgermeisterin erachte ich es als meine Pflicht, darauf hinzuweisen, Alarm zu schlagen und davor zu warnen, dass hier Millionen Steuergelder in Prozesse gepumpt werden, die nichts taugen, weil sie nicht zu Ende gedacht werden – warum auch immer. Doch von vorn; Sie verzeihen, wenn ich aushole:

Zur Digitalisierung der Verwaltung können die Bezirke beschränkt viel beitragen. Aus gutem Grund sieht das Senatskonzept zur Berliner IKT-Zielarchitektur vor, dass landeseinheitliche Softwarelösungen für die Geschäftsprozesse und Dienstleistungen der Ämter und Behörden gefunden werden und nicht jeder Bezirk und jede Behörde ihr eigenes Ding macht.

Eine zentrale Rolle nehmen daher zum einen die Senatsverwaltung für Inneres mit ihrem „Chief Digital Officer“ (CDO) Kleindiek und das Informations Informationstechnologie Dienstleistungszentrum (ITDZ) ein. Die Aufgabe des CDO ist, alles rund um die Digitalisierung konzeptionell zu steuern. Das ITDZ ist der dazugehörige ausführende Dienstleister für den gesamten unmittelbaren Landesdienst.

Die einzelnen Senatsfachverwaltungen sind wiederum wichtig, weil sie für die jeweiligen Fachverfahren zuständig sind, also für alles, wo man sich mit der Materie auskennen muss, um vernünftig beschreiben zu können, was eine Software können muss.

Erst dann kommen die Bezirke ins Spiel. Je ein Bezirk ist zuständig dafür, der betreffenden Senatsverwaltung das Wissen über die ganz praktischen bezirklichen Bedarfe und konkreten Dienstleistungen zuzuarbeiten. Wir kommen also als Praktiker*innen und Anwender*innen ins Spiel, spiegelbildlich für Sie als Bürgerinnen und Bürger. Als digitalisierungsfreudige Mitte sind wir beispielsweise Pilotbezirk für die digitale Akte.

Unser Hauptproblem: Eine zentrale Zielstellung und gesetzliche Vorgabe ist, dass alle Geschäftsprozesse im Land Berlin medienbruchfrei funktionieren sollen. Das wäre schön, dann könnte das mit dem Ausweis, der Geburtsurkunde, der Fahrzeuganmeldung ganz fix klappen und Sie müssten dazu nicht mal mehr ins Amt kommen. Ihr Anliegen würde umstandslos digital bearbeitet.

Davon sind wir aber leider, leider sehr weit entfernt.

Das wiederum hat mit einem zentralen konzeptionellen Fehler zu tun: Fachverfahren sind im Bezirk schon lange Gang und Gäbe. Das ITDZ lässt nun sogenannte Basisdienste programmieren, einheitliche Module, die überall einsetzbar sein sollen. Ein solches Basis-Modul ist die E Akte, ein anderes beispielsweise der Digitale Antrag. Der Gedanke: Sie als Bürger*in können von zuhause am Rechner eintippen, was Sie beantragen möchten, und diese Eingabe wird dann digital (also medienbruchfrei) weiter verarbeitet in der jeweiligen Fachsoftware; gespeichert und weiterverarbeitet wird wiederum alles in der E Akte.

Allerdings haben die Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport und das ITDZ dabei vergessen, eine funktionierende Schnittstelle zwischen den Basisdiensten (Digitaler Antrag und E Akte) und den lange etablierten Fachverfahren mit herzustellen. Das bedeutet, dass händisch!! von der einen auf die andere Seite übertragen werden muss. Das ist ein Medienbruch, wie er im Buche steht. Zumal wir als Bezirke ein vermutlich tausendfach so hohes Vorgangsaufkommen haben wie die Senatsverwaltungen. Es ist also vollkommen undenkbar, tausende von Akten vor und nach jeder Bearbeitung händisch von A nach B zu transportieren bzw. nach dem Ausdrucken wieder einzutippen.

Wie das passieren konnte? Dazu kann ich nur Vermutungen anstellen. Und Krach schlagen, damit sich das ändert. Sicher ist: Solange die Schnittstellen nicht stehen, kann die E Akte gerade in so hoch belasteten Ämtern wie dem Bürger- oder dem Sozialamt nicht eingesetzt werden. Zum Leidwesen meiner Mitarbeiter*innen ebenso sehr wie für alle Bürgerinnen und Bürger. Denn solange wird es eng bleiben mit den Terminen.